Communément appelé cachet, le tampon d’entreprise est un sceau unique créé dès la création d’une entreprise. En fonction de l’activité d’une entreprise, il peut être aposté sur les factures, les devis, les contrats ou encore les clauses. Considéré comme une composante à part entière des instruments d’une entreprise, le tampon d’entreprise s’avère très utile. Bien que le cachet n’existe pas sous un angle juridique, son utilisation procure de nombreux avantages.
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Le tampon d’entreprise favorise la communication
Dans une entreprise, le cachet est un véritable outil de communication. Il joue le rôle d’information et de communication. En un seul geste, il permet de véhiculer plusieurs informations importantes relatives à l’entreprise. Au nombre de ces derniers, on distingue : le nom de votre entreprise, l’adresse de son siège, ses coordonnées de contact, les informations juridiques et mentions obligatoires (forme de la société, montant du capital, SIRET, etc.). La présence de ces renseignements est d’ailleurs obligatoire si votre tampon d’entreprise est utilisé sur des documents officiels.
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Le tampon d’entreprise joue le rôle d’identification, car il est unique à chaque entreprise. Bien évidemment, il est conçu au nom d’une seule entreprise. Ainsi, le cachet d’une entreprise est différent de celui des autres. Par conséquent, le tampon d’entreprise permettra à votre société de se différencier de ses concurrents. En outre, le cachet permet de faire la publicité de votre entreprise de manière gratuite. Par exemple, les brochures, les reçus et les catalogues de votre entreprise peuvent atterrir n’importe où. Ce qui favorise une grande publicité.
Le tampon d’entreprise permet d’organiser, numéroter et dater
Au sein de l’entreprise, le tampon vous facilite la tâche. En effet, il vous permet d’avoir une formule standard pour la gestion des courriers, leur tirage et leur classification. Que ce soit la formule payée, copie, confidentiel, reçu, ou encore le Bon à payer, leur tampon d’entreprise fait preuve d’efficacité. La numérotation est aussi l’une des attributs du tampon d’entreprise. Bien que ce comportement n’est pas obligatoire, il peut être utilisé comme une stratégie dans votre entreprise.
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Ainsi, l’utilisation du tampon permettra de gérer les documents de grande épaisseur comme les dictionnaires ou les encyclopédies. Pour ce type de tâche, vous pouvez trouver les modèles de tampon à incrémentation manuel ou automatique. En plus de ces atouts magnifiques, vous pourrez aussi bénéficier de la datation de façon convenable des documents de votre entreprise. Cet atout est très remarquable pour la réception des courriers et le paiement des factures.
En effet, vous n’allez plus perdre de temps en remontant l’historique de votre entreprise. Surtout, vous n’allez pas payer vos factures deux fois de suite. Non seulement le cachet vous permet d’économiser du temps, mais aussi, il vous permet d’économiser votre énergie. En outre, il permet de simplifier la mise en forme de vos documents et d’éviter de graves fautes relatives à la date sur ces derniers. Maintenant, vous devez choisir le cachet idéal pour votre entreprise.
Comment choisir un tampon d’entreprise ?
Afin d’effectuer un choix fastidieux de votre tampon d’entreprise, vous devez prendre en compte plusieurs critères. Au nombre de trois, il s’agit essentiellement de la taille du texte, le design et la manière dont le tampon sera utilisé. Afin d’optimiser l’utilisation des espaces sur vos différents documents, les inscriptions inscrites sur votre tampon doivent être de taille moyenne. Quant au design, c’est un critère beaucoup plus personnel. Généralement, les professionnels choisissent un tampon en bois.
Cette adoption majoritaire du tampon d’entreprise en bois est due à son esthétique épurée et son style élégant. En outre, il met du caractère dans votre bureau. Créer, rectangulaire, rond ou ovale, il se fond facilement dans le décor. Cependant, les tampons en bois ont la réputation de vous tacher très facilement. Face à cet inconvénient, l’auto-encreur s’avère très pratique. Pour l’utiliser, il suffit de le pousser pour faire pivoter le mécanisme et marquer son empreinte sur le papier.
Le troisième critère présente une forte influence sur le type de tampon que vous allez choisir. En effet, il existe le cachet d’encreur avec texte, le cachet dateur avec texte, les cachets numéroteurs avec texte et le cachet avec des lettres. Chacun de ces tampons d’entreprises est destiné à une utilisation donnée.
Le tampon encreur est-il obligatoire en entreprise ?
La majorité des entreprises disposent de plusieurs tampons encreurs mentionnant le nom de la société, la forme juridique, l’adresse de l’entreprise, le numéro d’identification, les coordonnées du contact, le logo… Le tampon d’entreprise sert à rappeler les informations qu’on retrouve généralement en tête des documents officiels. Il n’a aucune valeur juridique. Par conséquent, il ne fait pas office de signature.
Le cachet de l’entreprise n’est donc pas obligatoire. Il est toutefois utile lors de la rédaction de certains documents. Sa valeur est nulle s’il n’est pas accompagné d’une signature. Ainsi, le tampon encreur d’entreprise va dans un premier temps accompagner la signature de certains documents officiels, apporter une crédibilité à la société et informer rapidement les destinataires sur l’identité de l’entreprise. Si vous décidez d’acheter un tampon pour votre entreprise, il est recommandé de renseigner les informations suivantes : le nom et l’adresse de votre entreprise, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le site Internet, l’adresse postale, le numéro RCS et éventuellement le montant du capital social de l’entreprise.
Si le tampon est utilisé dans le cadre d’une auto-entreprise, il est recommandé de mentionner le nom et prénom de l’auto-entrepreneur, son adresse mail et postale, son numéro Siret et son code APE ou NAF. Toutefois, un marquage simple au nom de votre entreprise peut suffire pour crédibiliser vos devis et vos factures.
Vous trouverez des tampons encreurs dans les magasins spécialisés dans les fournitures de bureau. Pour recevoir votre tampon rapidement, vous avez la possibilité de passer une commande sur une boutique en ligne et personnaliser votre cachet en quelques secondes. Une fois la commande validée, vous recevrez votre tampon encreur sous deux à trois jours ouvrés en moyenne. Si vous travaillez dans la restauration, n’oubliez pas de commander votre tampon fidélité !
